Jako designér musíte mít pod kontrolou mnoho věcí najednou, a to od plánování projektů až po administrativu a správu smluv. V tomto článku se s vámi podělím o řadu online nástrojů, které používám ke správě celého svého podnikání.
Notion – univerzální nástroj pro organizaci a plánování
Rozhodování pro volbu správného nástroje pro organizaci a plánování projektů může být složité. Existuje mnoho možností, ale jak zjistit, který nástroj je pro vás ten nejlepší? Jedním z takových univerzálních nástrojů, které jsou vhodné pro mnoho různých typů projektů, je Notion. Sama jsem organizačních nástrojů vyzkoušela spousty (Asanu, Trello, ClickUp), ale žádný z nich nemůže konkurovat Notion.
Moji podrobnou recenzi na Notion si můžete přečíst v tomto článku.
Vytváření seznamů úkolů, kalendářů a dalších informací, zkrátka vše v jednom nástroji. S Notion můžete snadno sdílet informace s týmem i s klienty, což usnadňuje komunikaci a spolupráci na projektech.
V porovnání s jinými nástroji pro organizaci projektů, Notion nabízí širokou škálu výhod. Na rozdíl od nástrojů jako je Trello, které jsou zaměřené především na vizuální zobrazení úkolů, Notion umožňuje uživatelům vytvářet strukturovanější informace a využívat různé typy bloků pro zobrazení různých druhů dat. Kromě toho Notion nabízí také řadu předem vytvořených šablon pro různé typy projektů, což usnadňuje začátek práce.
Není to však jenom o technických výhodách. Dalším skvělým benefitem je intuitivnost. S tímto nástrojem se naučí pracovat opravdu každý bez ohledu na to, jakou má úroveň znalostí a zkušeností s nástroji pro organizaci projektů.
Artboard Studio – online editor pro realistické mockupy
Ke skvělému designu patří i skvělé mockupy, které dokážou dokonale zachytit podobu výsledného designu. A pokud vás nebaví používat stále ty samé dokola, Artboard Studio je přesně pro vás.
V Artboard Studiu máte přístup k obrovské knihovně předem vytvořených šablon, které vám usnadní tvorbu mockupů. Výhodou této knihovny je, že obsahuje šablony pro různé typy zařízení jako jsou například mobilní telefony, tablety, notebooky a další. Díky tomu se můžete snadno zaměřit na konkrétní zařízení a získat tak realistický náhled na to, jak bude váš návrh vypadat v reálném prostředí. Ušetříte si tak spoustu času a energie, kterou byste jinak museli vynaložit na hledání a stahování mockupů z internetu. Artboard Studio je navíc navrženo tak, aby bylo snadno použitelné a přehledné, takže s ním zvládne pracovat i začátečník.
Na internetu je samozřejmě spoustu mockupů zdarma, ale koho baví neustále stahovat ty obrovské PSD soubory? V Artborard studiu je vše uložené na cloudu a s jejich editorem je tvorba mockupů nejen hračka, ale i zábava.
Malwarebytes a CleanMyMac – ochrana a “úklid” vašeho počítače
Bezpečnost a čistota počítače je pro nás v dnešní digitální době velmi důležitá. Pro nás designéry je počítač je nejen pracovní nástroj, ale také úložiště všech našich důležitých souborů, záloh a jiných dokumentů. Proto je potřeba dbát na jeho zabezpečení a udržovat ho v dobré kondici. Naštěstí existují nástroje, které nám pomáhají udržovat počítač v dobré kondici a chránit ho před hrozbami jako jsou viry, malware a spyware. Dva z mých oblíbených nástrojů jsou Malwarebytes a CleanMyMac.
Malwarebytes
je skvělý program pro ochranu počítače proti škodlivému software. Je velmi snadno použitelný a dokáže najít a odstranit viry, spyware a další neplechy, které se můžou skrývat v našem počítači. Program běží na pozadí a průběžně kontroluje náš počítač a upozorní nás na případné hrozby. Malwarebytes má také funkci anti-exploit, která chrání naše webové prohlížeče a další aplikace před útoky hackerských skriptů.
CleanMyMac
program naskenuje náš počítač a najde všechny nepotřebné soubory a zbytečné aplikace, které zpomalují náš počítač a zabírají drahocenné místo na disku. CleanMyMac nám pak nabídne možnost odstranění těchto souborů a aplikací a uvolní tak místo na disku a zlepší rychlost našeho počítače. Program také dokáže vyčistit cache a další soubory, které nejsou nutné pro běh našeho systému.
Jako designér využívám oba tyto programy pravidelně a mohu říct, že jsou pro mě neocenitelné. Díky nim mám jistotu, že je můj počítač v bezpečí a zároveň mám všechny soubory a dokumenty dobře organizované a udržované. Určitě doporučuji všem, kteří si váží bezpečnosti 🙏🏼
Wise (dříve TransferWise)
Wise je skvělá platforma pro převody peněz mezi různými měnami a zeměmi. Jako designér pracujíci s klienty po celém světě, takže je pro mě důležité mít snadný a spolehlivý způsob, jak přijímat platby z celého světa. Navíc je TransferWise známý svými nízkými poplatky za převody měn, což je pro můj byznys velkou výhodou.
Zeroheight – vizuální identita online
Máš webovou stránku a rád bys měl jednotnou vizuální identitu, ale nevíš, jak na to? Nebo se ti stává, že při každé úpravě musíš hledat ztracený PDF s brand manuálem? Pak ti přinášíme tip na skvělý nástroj, který ti to všechno usnadní – Zeroheight!
Zeroheight je nástroj pro správu style-guidů, který ti umožní vytvořit kompletní vizuální identitu online. Jak to funguje? V podstatě tam vytvoříš celou vizuální identitu svého klienta, prolínkuješ tam všechny varianty loga, fontů a barev a klient si je pak může snadno stáhnout nebo poslat třeba rovnou do tiskárny. Už se nemusíš bát, že při každé úpravě budeš muset hledat ztracený brand manuál.
Jedním ze skvělých ukázek je například Decathlon
A co je nejlepší? Zeroheight je extrémně jednoduchý na používání jak pro designéry, tak pro klienty. Zeroheight je opravdu intuitivní a přehledný, takže si s ním poradí i úplný začátečník.
Jedna z mých oblíbených funkcí Zeroheight je porovnání správného a zakázaného použití loga:
RescueTime a TrackingTime – správa času a produktivity
Čas – naprosto klíčový a zásadní zdroj pro nás freelancery. V mnoha případech může být čas pro nás freelancery obzvlášť stresující. Například, když mám více projektů najednou, je velmi důležité správně rozvrhnout svůj čas a být co nejefektivnější. A právě tyto nástroje mi v tomto ohledu velmi pomáhají.
RescueTime
RescueTime mi skvěle pomáhá v práci a v osobním životě, protože umožňuje sledovat, jak trávím svůj čas na počítači. Platforma mi ukazuje, kolik času strávím na sociálních sítích, e-mailu, v kalendáři, schůzkách, a tak dále. Díky tomuto reportingu můžu vidět, jaké aplikace a webové stránky mě rozptylují a zabírají mi drahocenný čas. Na základě toho pak můžu zlepšit svoji produktivitu.
TrackingTime
Díky TrackingTime můžu měřit čas strávený na jednotlivých projektech a zjistit, zda jsem efektivní nebo zda bych mohla využít svůj čas lépe. Díky tomuto nástroji jsem schopna sledovat, jak dlouho mi trvá dokončit určité úkoly a na základě toho plánovat svůj pracovní den tak, abych splnila všechny termíny a byla co nejproduktivnější. Z TrackingTime pak rovnou počet hodin vyexportuju a na základě hodinovky mi systém vypočítá celkovou sazbu.
DocuSign a Legito- elektronické podpisy a správa smluv
DocuSign a Legito.cz jsou nástroje, které mi jako freelancovi umožňují snadno a efektivně spravovat smlouvy elektronicky.
Legito
S Legito mohu vytvářet smlouvy na míru pro své klienty a získat takové dokumenty, které jsou přesně přizpůsobené mému oboru a potřebám. Dále mi nabízí širokou škálu vzorových smluv, které mi pomáhají ušetřit spoustu času a zároveň mít jistotu, že jsou v souladu s platnými právními předpisy.
DocuSign
Díky DocuSignu mohu podepisovat smlouvy online, což mi ušetří spoustu času a zbytečné administrativy. Je to služba certifikovaná podle evropského nařízení eIDAS, které platí v celé EU od 1. července 2016. Platnost dokumentu podepsaného v DocuSign má tedy stejnou úroveň jako podpis dokumentu v papírové formě.
Díky těmto platformám mám všechny potřebné dokumenty na jednom místě. Mohu je snadno podepisovat, upravovat a sdílet s klienty. A co je nejdůležitější? Nemusím se bát o bezpečnost svých smluv a dokumentů, což je v dnešní době digitálních hrozeb velmi důležité.
Calendly – snadné plánování schůzek
Calendly je skvělý nástroj pro plánování schůzek. Umožňuje klientům snadnou rezervaci časového slotu ve vašem kalendáři. Stačí klientovi poslat link na váš kalendář a vybrat časový slot, který mu vyhovuje, čímž zamezíte neustálé domlouvání schůzek.
Moji podrobnou recenzi na Calendly si můžete přečíst zde.
Závěr
Využívání těchto nástrojů mi umožňuje pracovat efektivněji a usnadňuje mi správu mnoha aspektů kreativního byznysu. Díky nim mohu věnovat více času tvorbě návrhů a práci s klienty. Doufám, že i vy najdete vhodné nástroje, které vám pomohou zlepšit vaši produktivitu a organizaci práce.
