Představte si, že jste právě získali zakázku u mezinárodního klienta. Nová zakázka, nové zkušenosti, zkrátka skvělá příležitost. No, ne? Jenže ne vždy je to tak jednoduché. Práce se zahraničními klienty může být jako jízda na horské dráze. Plná nečekaných zatáček a výkyvů. Je proto stěžejní brát zřetel na opatrnost, aby celá spolupráce neskončila jedním velkým zklamáním. Ale nebojte se, v tomto článku vám přináším ty nejlepší tipy, jak se vyhnout pastem a vytěžit z mezinárodní spolupráce co nejvíce.
Proč pracovat se zahraničními klienty?
Než se pustíme do samotných výhod mezinárodní spolupráce, je důležité si ujasnit, proč po mezinárodních zakázkách vlastně toužíte. Protože to, co se na první pohled může zdát jako největší výhoda, se může velmi rychle obrátit v tu největší výzvu, a tou je:
Větší trh = větší konkurence
Z ryby v malém českém rybníčku se z vás stane rybka v obrovském oceánu. A z českého konkurenčního prostředí, které by se dalo v kreativním prostředí vyčíslit na desetitisíce konkurentů, se rázem dostanete do prostředí s miliony konkurentů. Tím pádem vaše tvorba musí být buď opravdu unikátní, nebo se musíte specializovat na danou oblast, abyste mezi všemi ostatními designéry vynikli. Na druhou stranu, nejtěžší je vždy začátek. Jakmile získáte svoji první zahraniční zakázku, tak další spolupráce už budete uzavírat mnohem snadněji, protože budete mít reálnou zahraniční referenci.
A teď k těm výhodám, které s sebou spolupráce se zahraničními klienty přináší:
- Atraktivnější zakázky a možnost pracovat na světových projektech.
- Vyšší výdělek.
- Nové zkušenosti a třeba i přátelství – každá země má svou vlastní kulturu a způsob myšlení, což vám umožní nahlédnout do nových perspektiv a inspirací.
- Flexibilita a cestování – buď můžete pracovat z domu, nebo si udělat výlet a s klientem se osobně setkat.
- Zlepšení jazyka – ať už budete komunikovat v angličtině, nebo jiném jazyce, rozhodně budete mít možnost jazyk pořádně protrénovat.
Seznamte se s kulturou a zvyky dané země
Každá země má své vlastní zvyky a tradice. Pokud chcete uspět v práci se zahraničními klienty, je důležité se s nimi seznámit a naučit se je respektovat. A nejen to, práce s klienty, kteří pocházejí z různých zemí, znamená také vyrovnávat se s odlišnými kulturními normami a očekáváními při komunikaci. To platí i při vyjednávání o ceně, úplně jinak budete vyjednávat cenu s klientem z Anglie a jinak s klientem z Brazílie.
Dobrá smlouva vám ušetří spoustu problémů
Dobře napsaná smlouva vám může ušetřit spoustu času, peněz ale i problémů. Zahrnuje totiž klíčové podmínky spolupráce jako je délka projektu, rozsah práce, platby a podmínky ukončení spolupráce. Když se vše srozumitelně napíše a podepíše, máte vystaráno.
Šablony smluv z Legito
Pro ušetření času a energie můžete použít některou z dostupných šablon na Legito.cz, kde najdete šablony skvěle vypracovaných smluv. Šablony jsou snadno editovatelné, takže se nemusíte trápit tím, že byste si museli smlouvu psát sami. A pokud byste chtěli, smlouvu na míru vám za malý příplatek může připravit zkušený právník.
Dále je důležité si uvědomit, že každá situace je unikátní a že jen jedna univerzální šablona nemusí být zrovna pro tu vaši tou nejlepší volbou. Proto si raději nechte smlouvu zkontrolovat právníkem, abyste v ní měli všechny potřebné informace včetně odpovídajícím zákonům obou zemí.
Pokud neovládáte jazyk klienta, snažte se najít společnou řeč alespoň ve smlouvě, protože tím minimalizujete riziko nedorozumění a umožníte oběma stranám lépe pochopit podmínky spolupráce.
Uzavírání smluv elektronicky
Uzavírání smluv elektronicky je v dnešní době běžnou praxí, zejména mezi freelancery a jejich klienty. Elektronické smlouvy mají několik výhod oproti tradičním papírovým smlouvám, jako je například rychlost, pohodlnost, úspora času a nákladů. Navíc se elektronické smlouvy často využívají v kombinaci s elektronickými platbami, což usnadňuje celý proces pro obě strany.
Já používám na podpis smluv DocuSign, je to služba certifikovaná podle evropského nařízení eIDAS, které platí v celé EU od 1. července 2016. Platnost dokumentu podepsaného v DocuSign má tedy stejnou úroveň jako podpis dokumentu v papírové formě.
Bez zálohy nezačínejte ŽÁDNÝ projekt (a je jedno v jaké zemi)
Ať už pracujete s klienty z jakékoliv země, záloha je vždy dobrým a bezpečným základem pro spolupráci. Nejčastější způsob zálohy bývá 50% před začátkem projektu a 50% po dokončení.
Když pracujete na dlouhodobém projektu, můžete požadovat pravidelné platby za každý splněný milník. Jde o skvělý způsob, jak udržet klienta v pravidelné spolupráci a zároveň si zajistit příjem peněz v průběhu práce, a ne až na konci.
Je důležité si připravit jasnou smlouvu s klientem, ve které bude stanoveno, jaká částka bude požadována jako záloha, jaké služby budou poskytnuty a jaký bude harmonogram plateb.
Jak dostat zaplaceno?
Platby jsou dalším klíčovým faktorem v práci se zahraničními klienty. Může být náročné si zvyknout na různé způsoby platby v závislosti na zemi, ve které se klient nachází. Navíc bankovní poplatky mohou být někdy až k neuvěření vysoké. To může mít velký vliv na celkovou cenu projektu.
Nejlepší volbou je Wise (dříve TransferWise)
A jak na zahraniční převody a platby? Z vlastní zkušenosti doporučuji platformu Wise. Jejich směnný kurz je totiž skutečně výhodný a v případě potřeby převodu určité sumy vám může ušetřit spoustu peněz. Účet u Wise umožňuje vašemu klientovi vám platit, jako byste byli místní. Během několika sekund si můžete založit „lokální“ účet, který vám poskytne nativní bankovní údaje, které mohou vaši klienti bez problému používat.
Peníze si do Českých korun můžete vyměnit ihned a nebo počkat na dobrý kurz. Pokud máte vyšší obnos k výměně, můžete dokonce na převodu vydělat. Takže až získáte svého prvního mezinárodního klienta, nebojte se toho. S Wise budete mít přehled o platebních možnostech a vyřešíte platby bez problémů.
Kromě Wise existuje samozřejmě mnoho dalších poskytovatelů, zde je seznam těch nejčastějších:
| Poskytovatel | Poplatek za převod |
|---|---|
| Wise | 0,3-1,5% |
| Wise Business | 0,4% – 1,4% + 1,50 € |
| PayPal | Canada, Europe I, Europe II, Northern Europe, & US 1,99 € Any other market/region 3,99 € |
| Revolut Business | Zdarma (jen pro plán “Grow” a “Scale”) |
Zase ty daně
Nejsou to věci, kterými by si člověk chtěl lámat hlavu, ale bohužel jsou součástí podnikání. Pokud jako freelancer přijímáte platby od mezinárodních klientů, musíte vědět, jaké daně budete muset zaplatit. Například pro platby z EU bude úplně jiný daňový proces než pro platby ze třetích zemí jako například USA, Austrálie a nyní i UK.
V případě České republiky platí, že pokud přijímáte platby jako neplátce DPH od mezinárodních klientů, musíte tyto platby uvést ve vašem daňovém přiznání, souhrnném hlášení a také se registrovat jako identifikovaná osoba.
Jak se tedy stát identifikovanou osobu?
První povinností je registrace, kterou provedete do 15 dnů ode dne poskytnutí služby.
Využijte portál Moje daně. V sekci „Registrace” najdete formulář „Přihláška k registraci k dani z přidané hodnoty”, spustíte průvodce a v prvním kroku (část „Záhlaví”) vyberete Typ registrace: identifikovaná osoba. Formulář vyplňte a na konci můžete přiložit fakturu, kvůli které vám registrační povinnost vznikla.
Jak to tedy pro neplátce DPH funguje v praxi?
Když své služby prodáváte klientovi z jiného EU státu, fakturujete stejně jako v Česku s nulovou DPH. Faktura musí obsahovat vaše a odběratelovo DIČ a on daň odvede ve své zemi. Vy musíte splnit své administrativní povinnosti v Česku (podat daňové přiznání a souhrnné hlášení). Při fakturaci do třetích zemí se DPH ani status IO neřeší.
Časové zóny
Spolupráce v mezinárodním prostředí vyžaduje nejen komunikaci v cizím jazyce, ale i koordinační schopnosti v různých časových zónách. Níže mám pro vás pár tipů, jak to celé zvládnout s lehkostí.
Vytvořte si přehled o různých časových zónách
Začněte s přehledem o různých časových zónách vašich klientů a kolegů. Může to být zpočátku trochu matoucí, ale bude to velmi užitečné, zejména když budete potřebovat naplánovat schůzku nebo termín pro odevzdání projektu.
Používejte online nástroje
Existuje řada online nástrojů jako jsou synchronizované kalendáře (já mám nejradši klasický Google), které vám pomohou snadno koordinovat různé časové zóny. Věnujte pozornost správnému nastavení časových pásem, abyste se vyhnuli nechtěným problémům.
Buďte flexibilní
Mezinárodní spolupráce vyžaduje určitou flexibilitu. Možná budete muset pracovat mimo své běžné pracovní hodiny, ale za účelem úspěšné spolupráce to určitě stojí za to.
Komunikujte jasně
Buďte jasní ohledně časových termínů a deadlinů. Ujistěte se, že všichni jsou si vědomi toho, jaké jsou časové rozdíly a jaký je časový rámec pro dodání projektu.
Mějte na paměti státní svátky
Státní svátky se mohou v každé zemi lišit. Proto buďte v obraze, abyste se vyhnuli případným problémům s termíny a plánováním.
Dejte si pozor na podvodníky
Bohužel, stejně jako v jiných oblastech, jsou i v oblasti práce s mezinárodními klienty přítomny různé podvodné praktiky a scamy.
Níže jsou některé z nejběžnějších scamů, na které byste si měli dát pozor:
Neplatící klienti
Někteří lidé, bohužel, neplatí úhradu faktury za zahraniční spolupráci, což je velmi frustrující a mnohdy i finančně náročné. Zde je samozřejmě velmi důležité mít předem podepsanou smlouvu, ve které si stanovíte proces vymáhání plateb.
Pokud dojde k nejhoršímu a klient i po několika týdnech fakturu nezaplatí, budete se muset obrátit na vymahače plateb (zní to sice strašidelně, ale proces je v podstatě jednoduchý). Sama jsem to musela řešit a byla jsem velmi vděčná za pomoc, kterou mi poskytla firma https://oddcoll.com/ Navíc platíte až po úspěšném vymožení částky a Oddcol si bere provizi 9,5 % (pokud jde o vymáhání v EU). Poplatek samozřejmě platíte až v případě, že vymožení částky bylo úspěšné. Můžu vám ale říct, že ve většině případů klienti zaplatí fakturu ihned, jakmile mu přistane v inboxu email od jakékoliv inkasní agentury – a to byl naštěstí i můj případ.
Podvodné nabídky práce
Může se stát, že obdržíte e-mail nebo zprávu s nabídkou práce od neznámého zdroje. Pokud vám nabízejí práci, kterou jste vůbec nenabízeli, nebo vás prosí, abyste platili za nějakou “registraci” nebo “školení”, může to být pravděpodobně podvod. Aby bylo možné se vyhnout scammům a podvodům, měli byste být opatrní a důkladně prověřovat všechny nabídky a platby, které obdržíte.
Závěr
Tak to by bylo všechno, co byste o práci s mezinárodními klienty měli vědět. Nezapomeňte, že důvěra a komunikace jsou klíčovými hodnoty pro zdravý pracovní vztah, ať už máte klienty kdekoliv po světě. Dejte si pozor na kulturní rozdíly, mějte smlouvu vždy předem podepsanou a vyřešte si platební podmínky. Pokud se vám přece jen stane, že se s neplatícím klientem nebudete moci domluvit, neváhejte se obrátit na profesionály v oblasti vymáhání plateb.
Ať už se vám povede vyhnout se komplikacím nebo se s nimi budete muset vypořádat věřím, že s vědomostmi, které jsem vám předala, se budete cítit lépe připraveni na cestu k úspěšné spolupráci s mezinárodními partnery. Hodně štěstí!
