Opožděné platby nejsou jen nepříjemné, ale mohou být i finančně zničující. Právě zde mohou být zálohy užitečným nástrojem pro minimalizaci rizika neproplacených faktur a ochranu vašich financí.
V tomto článku vám ukážeme jak fungují zálohy, abyste se vymanili z koloběhu nezaplacených faktur a dostali za svou práci zaplaceno.
Jak zálohy fungují a jak mají být vysoké?
Zálohy jsou zálohové platby, které minimalizují riziko nezaplacených faktur a chrání finanční stabilitu freelancerů.
Mohou být stanoveny různými způsoby, někdo dává zálohy 20 – 30%, někdo 50% a někdo třeba až 70% z celkové ceny zakázky. Nejčastější variantou záloh, kterou se řídím i já, je 50% z celkové částky předem a 50% po dokončení. Zde vám dám menší tip – doporučuji si s klientem jasně stanovit, co znamená “dokončení projektu”. Už několikrát se mi bohužel stalo, že se klient neustále vracel s připomínkami k novému webu a odmítal zaplatit finální částku zálohy i přesto, že byl web již zveřejněný a dokončený na nové doméně. Od té doby ve smlouvách vždy zmiňuji čím přesně se projekt považuje za dokončený a cokoliv nad rámec definované práce bude účtováno hodinovou sazbou.
Tisková data a jiné výstupy doporučuji klientovi odeslat vždy až po připsání celé částky na váš účet.
V některých případech mohou být zálohy splatné v různých časových intervalech, například před začátkem projektu, v průběhu projektu a po dokončení projektu. Tento způsob se používá v případě, že pracujete na projektu trvající několik týdnů/měsíců. Díky pravidelným zálohám si udržíte cashflow a nemusíte čekat až do posledních týdnů projektu na fakturaci (nedejbože pak ještě čekat na splatnost).
Zde je několik faktorů, které je třeba zvážit při stanovení výše záloh:
- Rozsah projektu
- Předchozí zkušenosti
- Časový rámec
- Vaše finanční situace
- Náklady (záloha vždy musí pokrýt vaše výdaje spojené se začátkem zakázky)
Jak mohou zálohy pomoci freelancerům?
- Zálohy snižují rizika – Pokud od klienta obdržíte zálohu, máte jistotu, že práci na projektu s vámi myslí vážně. Vyhnete se tak riziku, že by klient mohl změnit názor či dokonce zrušit celý projekt.
- Zálohy pomáhají plánovat – Zálohy se mohou stát velkou oporou při plánování projektů a finanční stability. Díky nim máte jistotu, že získáte alespoň část platby, což vám umožňuje lépe plánovat své další projekty a náklady.
Efektivní způsoby komunikace ohledně záloh
Ještě bych ráda zmínila další důležitý faktor, a to komunikaci s klienty ohledně záloh. Je důležité klienty dobře informovat o tom, proč jsou zálohy důležité a jak celý proces funguje. Někteří kienti se mohou cítit nejistí ohledně platby předem. V takové situaci je důležité vysvětlit, že záloha slouží jako záruka pro vás, že dostanete zaplaceno za svou práci, a zároveň jako záruka pro klienta, že na projektu začínáte pracovat.
Pro obě strany je klíčová komunikace, aby se cítili pohodlně a důvěřovaly si navzájem.
Tady je ukázka, jak takový email může vypadat:
Dobrý den [jméno klienta],
děkuji, že jste se rozhodl spolupracovat se mnou na tvorbě vašeho nového loga.
V příloze vám zasílám návrh smlouvy. Dohodli jsme se na celkové ceně 25 500 Kč, z čehož bych chtěla požádat o zálohu ve výši 50%, tedy 12 750 Kč.
Záloha je nevratná a je součástí standardního postupu. Po připsání zálohové platby na účet začnu pracovat na tvorbě loga a budu vás průběžně informovat o jeho vývoji. Fakturu na zbývajících 50% vám zašlu až po vaší plné spokojenosti s výsledkem.
Pokud máte jakékoliv dotazy nebo pochybnosti, neváhejte mě kontaktovat.
Věřím, že spolu vytvoříme nádherné logo a těším se na naši spolupráci.
S pozdravem,
[vaše jméno]
Nezapomeťe ve smlouvě, nebo potvrzovacím emailu vždy zmínit, že záloha je NEvratná.
Zaplacení zálohy klientem zvyšuje jeho zapojení do projektu
Jakmile klient zaplatí zálohu, je často víc do projektu zapálen. To může být pozitivní i negativní v závislosti na tom, o jaký typ klienta se jedná 🙂 Mohou být motivováni vidět výsledky svých peněz a mohou mít více zájmu o to, jak projekt postupuje.
Vracení záloh
V některých případech se může stát, že klient nebude spokojen se zpracováním projektu a bude požadovat vrácení zálohy. Je důležité mít ve smlouvě stanoveno, zda záloha je, nebo není vratná. Proto je důležité mít komunikaci s klientem o vracení záloh včasně a jasně vyřešenou, aby se vyhnuli případným nedorozuměním a sporům. Smlouvy a další užitečné nástroje podrobněji popisuji v článku 8 nástrojů, které ztransformují váš kreativní byznys.
Kdy není potřeba žádat o zálohu
Samozřejmě, že ne vždy je nutné vyžadovat zálohu. V některých situacích může být lepší se spoléhat na své zkušenosti a instinkt. Design je byznys jako každý jiný a proto velmi záleží na tom, jaký máte s klientem obchodní vztah.
Nicméně, zde jsou některé návrhy, kdy není nutné zálohu vyžadovat:
- S klientem už máte předchozí zkušenosti a za všechny předešlé projekty vám zaplatil včas. Vztahy jsou v podnikání klíčové a když máte spolehlivého klienta, můžete si dovolit být flexibilnější v rámci platby. Pokud se ale jedná o zakázku v řádech desítek tisíc, doporučuji si i přes dobré zkušenosti zálohu vyžádat.
- Projekty s hodnotou menší než 5000 Kč. Tato situace je trochu šedá zóna a každý má hranici finanční hodnoty nastavenou jinak. Ale obecně platí, že pokud projekt není příliš náročný a není s ním spojeno mnoho práce, může být pro vás i pro klienta snazší vyhnout se fakturování a usnadnit si tak proces platby.
Závěr
Vyžadování zálohových plateb by mělo být standardem pro každého freelancera, protože to zlepšuje vztahy s klienty a zvyšuje důvěru. Pokud máte pochybnosti ohledně spolehlivosti klienta nebo máte z celé zakázky špatný pocit, je lepší se řídit svou intuicí a zvolit vyšší zálohu. Na téma neproplacených faktur a vymáhání plateb jsem se více rozepsala v článku Nejčastější bariéry pro práci se zahraničními klienty a jak se s nimi vypořádat.
Nemít podepsanou smlouvu a zálohovou platbu připsanou na účtě před začátkem větší zakázky je obrovské riziko, za které budete v případě problému platit jen a pouze vy.
